Thiết kế Web

Cách gen 6 chứng từ doanh nghiệp cùng lúc — tool & hướng dẫn 2026

Gen 6 chứng từ (báo giá + đề nghị thanh toán + phiếu thu + giao hàng + nghiệm thu) 1 lần trên webchot.com. Tool free tự động — 2 phút ra 6 file PDF. Hotline 0905 151 701.

Tác giả: Nguyễn Văn Trường·Cập nhật: 13/01/2026·11 phút đọc

Cách Gen 6 Chứng Từ Cùng Lúc — Báo Giá, DNTT, Phiếu Thu, Giao Hàng

Cách gen 6 chứng từ doanh nghiệp cùng lúc — tool & hướng dẫn 2026

Cập nhật: 08/05/2026 · Tác giả: Trường — Founder Webchốt

Cuối tuần vừa rồi, một nhân viên bán hàng tại công ty bán dụng cụ điện gọi Webchốt lúc 11h đêm — lý do: đơn hàng khách VIP hôm nay đã giao (phiếu giao hàng), khách ký nhận (biên bản giao), nhưng kế toán chưa phát hoá đơn, phòng quản lý chưa tạo phiếu thu tiền, và quản lý chưa lập đề nghị chi để thanh toán nhà cung cấp hôm mai. Anh sợ nếu chậm mảy giờ, khách sẽ "chuyển đơn sang shop khác". Tình huống này xảy ra vì các chứng từ được lập riêng lẻ, từ người khác nhau — dễ sai số, dễ trễ. Bài này tổng hợp cách gen 6 chứng từ cùng lúc (báo giá + hoá đơn + phiếu giao hàng + biên bản nghiệm thu + phiếu thu tiền + đề nghị thanh toán) với một tool tự động trên webchot.com — 2 phút ra 6 file PDF, đảm bảo số tiền, ngày tháng, tên khách khác nhau 100%.

6 chứng từ doanh nghiệp: báo giá, hoá đơn, phiếu giao hàng, biên bản, phiếu thu, DNTT — Webchốt

Quy trình 6 chứng từ: báo giá → hoá đơn → phiếu giao → biên bản → phiếu thu → lưu | Nguồn: webchot.com

Cơ sở pháp lý & quy trình 6 chứng từ bán hàng chuẩn

Theo Thông tư 200/2014 (kế toán DN) và Luật Thương mại 2005, quy trình bán hàng hoàn chỉnh bao gồm 6 loại chứng từ, mỗi loại ghi nhận một sự kiện khác nhau. (1) Báo giá — ghi khóa giá, hiệu lực, điều kiện thanh toán, do bộ phận bán hàng lập. (2) Hoá đơn VAT — ghi doanh thu, thuế, người bán/mua, theo TT 78/2021. (3) Phiếu giao hàng — chứng minh hàng hóa rời kho, do thủ kho ký. (4) Biên bản nghiệm thu — khách ký xác nhận nhận đúng số lượng/chất lượng hàng, theo BLDS 2015. (5) Phiếu thu — chứng minh tiền vào tài khoản, lập sau khi nhận tiền. (6) Đề nghị thanh toán — yêu cầu kế toán/thủ quỹ chi tiền cho nhà cung cấp (nếu dùng phương pháp khoán). Tham khảo quy trình chuẩn tại Thư viện Pháp luật — TT 200/2014.

Cách lập 6 chứng từ thủ công: thứ tự & yêu cầu từng bước

Khi lập thủ công, cần tuân thứ tự này — nếu lập sai thứ tự hoặc bỏ sót chứng từ nào sẽ gây khó khăn cho kiểm toán, thanh tra:

Bước 1 — Báo giá: ghi số lượng, đơn giá, thành tiền, VAT, tổng cộng. Ghi rõ "hiệu lực tới ngày X", "thanh toán X ngày sau hóa đơn".
Bước 2 — Hoá đơn: sau khi khách đồng ý giá, lập hoá đơn ghi doanh thu chính thức. Nếu khách yêu cầu thay đổi giá/số lượng so với báo giá → lập báo giá mới, hoá đơn theo báo giá mới.
Bước 3 — Phiếu giao hàng: khi thủ kho phát hàng, lập phiếu giao (mẫu C34). Ghi số lượng thực tế đã giao, không ghi quá số trên hoá đơn.
Bước 4 — Biên bản nghiệm thu: khách ký xác nhận nhận hàng. Quan trọng! Nếu bỏ qua, khách sau có thể chối "chưa nhận được".
Bước 5 — Phiếu thu tiền: khi tiền về tài khoản hoặc tay, lập phiếu thu (mẫu C11). Ghi "Tiền bán hàng hoá đơn số X ngày Y".
Bước 6 — Đề nghị thanh toán (nếu cần): yêu cầu kế toán thanh toán nhà cung cấp dựa trên doanh thu đã ghi nhận.

Sai lầm hay gặp: lập hoá đơn trước khi có báo giá → khách sau yêu cầu giảm giá, phải lập hoá đơn điều chỉnh. Hoặc lập phiếu thu rồi mới giao hàng → vi phạm quy trình kiểm soát nội bộ.

Kế toán gen 6 chứng từ lên máy tính giúp quản lý hoàn chỉnh quy trình bán hàng — Webchốt

Hệ thống 6 chứng từ = 6 lớp kiểm soát, tránh mất hàng, mất tiền, mất tài liệu | Nguồn: webchot.com

Ví dụ thực tế: từng bước gen 6 file cho 1 đơn hàng

Tình huống: Công ty XYZ (bán hàng điện tử) bán 10 cái router cho công ty ABC, giá 500.000đ/cái, tổng 5 triệu + VAT 10% = 5.5 triệu, giao hàng 15/05/2026, nhận tiền 20/05/2026. Dưới đây là các thông tin bắt buộc cho 6 file:

Chứng từ	Số hiệu	Ngày	Số tiền	Người ký
Báo giá	BG/2026-05-003	13/05/2026	5.500.000đ (đã VAT)	Nhân viên bán
Hoá đơn GTGT	001/2026-HĐ	15/05/2026	5.500.000đ	Kế toán
Phiếu giao hàng	PGH 2026/05/008	15/05/2026	-	Thủ kho
Biên bản giao nhận	BBNT 2026/05/004	15/05/2026	-	Khách + Thủ kho
Phiếu thu tiền	PT/2026-05-012	20/05/2026	5.500.000đ	Thủ quỹ
Đề nghị thanh toán	DNTT 2026/05/015	20/05/2026	5.500.000đ	Bộ phận bán + Giám đốc

Chú ý: tất cả 6 file đều có số tiền là 5.500.000đ (phải khớp), ngày là 15/05 (giao hàng), người ký khác nhau (thể hiện quyền trách nhiệm).

Cách dùng công cụ Universal Doc Generator Webchốt trong 2 phút

Webchốt cung cấp tool gen 6 chứng từ cùng lúc, nhập dữ liệu 1 lần, tool tự gen 6 file PDF đầy đủ, con số khớp 100%, không phải copy-paste từng file.

Mở webchot.com/platform/tools/universal-doc-gen
Nhập: tên khách, địa chỉ, tên hàng, số lượng, đơn giá, ngày giao, ngày thanh toán
Xem: tool hiển thị 6 file preview (báo giá, hoá đơn, phiếu giao, biên bản, phiếu thu, DNTT) đầy đủ số tiền, ngày tháng, tên, địa chỉ
Xuất: tải 6 file PDF riêng rẽ, hoặc pack zip tất cả, hoặc nhúng HTML vào email gửi khách

So với Excel, tool tự động chuyển đổi tiền chữ (5.500.000 → "Năm triệu năm trăm nghìn đồng chẵn"), tự điều chỉnh VAT theo nhóm hàng, hỗ trợ logo + chữ ký điện tử. Người dùng có thể lưu dữ liệu khách/hàng để gen lại dễ dàng.

→ Mở Universal Doc Generator miễn phí

So sánh tool Webchốt vs lập 6 file riêng rẽ trên Excel/Word

Khi quản lý hàng chục đơn hàng/tuần, sự khác biệt rõ rệt:

Tiêu chí	Lập 6 file thủ công	Tool Universal Gen Webchốt
Thời gian / 1 đơn	~30 phút (6 file × 5 phút)	~2 phút (nhập 1 lần, gen 6 file)
Lỗi copy-paste (số tiền không khớp)	40% đơn bị sai ≥1 file	0% (tự gen chuẩn)
Thay đổi giá (ví dụ khách yêu cầu giảm)	Phải chỉnh tay 6 file	Sửa 1 số, 6 file tự update
Gen lại để gửi khách email	Tìm + gửi 6 file riêng	1 click download zip 6 file
Lưu trữ 30 năm (format bền)	Word/Excel có thể không mở được sau 20 năm	PDF + HTML (format bền vĩnh viễn)

Tool này nằm trong bộ 65 công cụ kế toán/thuế Webchốt, tích hợp với báo giá riêng, hoá đơn riêng, phiếu thu riêng — người dùng có thể chọn gen 2 file, 3 file hay đầy đủ 6 file. Khi cần phần mềm ERP đầy đủ tính năng tự động hóa quy trình bán hàng, tham khảo 10 gói dịch vụ web tại Webchốt.

Sai lầm thường gặp khi gen 6 chứng từ

Lập 6 file với 6 ngày khác nhau — báo giá ngày 10, hoá đơn ngày 12, phiếu giao ngày 14 → phía thanh tra khó đối chiếu, nên cùng ngày giao hàng.
Bỏ biên bản giao nhận vì "tốn thời gian" — sau 3 tháng khách chối không nhận → không có chứng cứ, phải hoàn tiền.
Lập phiếu thu trước khi giao hàng — vi phạm quy trình kiểm soát, nếu hàng hỏng/thất lạc, tiền đã ghi nhận rồi.
Nhập địa chỉ khách sai — hoá đơn sai địa chỉ → cơ quan thuế có thể yêu cầu phát hành lại hoá đơn điều chỉnh.
Quên ghi chứng từ kèm theo trong DNTT — kế toán không biết yêu cầu này dựa trên chứng từ nào, có thể từ chối duyệt.

Bảng so sánh: nên gen báo giá trước hay hoá đơn trước, thứ tự 6 chứng từ — Webchốt

Tuân thứ tự 6 chứng từ, tránh rủi ro mất hàng, mất tiền, mất tài liệu | Nguồn: webchot.com

FAQ — gen 6 chứng từ doanh nghiệp

Cần gen những chứng từ nào cho 1 giao dịch bán hàng?

Quy trình bán hàng chuẩn: (1) Báo giá (offer), (2) Hoá đơn (billing), (3) Phiếu giao hàng (delivery), (4) Biên bản nghiệm thu (acceptance), (5) Phiếu thu tiền (receipt), (6) DNTT nếu chuyển cho phòng kế toán chi tiền sau. Nhiều DN bỏ qua biên bản nghiệm thu → phía khách hàng có thể chối không nhận.

Tại sao phải gen 6 file thay vì 1 file hoá đơn?

Vì mỗi chứng từ có tác dụng khác: báo giá (lock giá), hoá đơn (tính thuế), phiếu giao (chứng minh hàng hóa rời kho), biên bản (chứng minh khách nhận đúng), phiếu thu (chứng minh tiền vào). Riêng cứ 1 chứng từ = 1 chứng cứ pháp lý nếu tranh chấp.

Gen 6 file cùng lúc có lợi gì?

Tiết kiệm thời gian ~80% (từ 30 phút → 5 phút), tránh lỗi sao chép dữ liệu giữa các file, đảm bảo số tiền/ngày tháng/tên khách nhất quán 6 file, xuất cùng thư mục dễ gửi khách.

Công cụ gen 6 file của Webchốt có xuất được định dạng nào?

Chủ yếu PDF (in được), HTML (embed vào email), DOCX (chỉnh sửa thêm). Người dùng có thể tải từng file riêng hoặc pack 6 file zip cùng lúc.

Có bắt buộc gen đủ 6 file không hay có thể gen riêng lẻ?

Tùy quy mô DN — startup/dropshipping có thể gen chỉ báo giá + hoá đơn (2 file). DN lớn phải gen đầy đủ 6 file để kiểm soát hàng hóa, tiền mặt, duyệt chi. Webchốt hỗ trợ cả 2 mode.

Liên Hệ Webchốt

Dùng tool tự tính tiết kiệm ~20 giờ/tháng so với Excel thủ công — đó là ~40 triệu đ tiền nhân công nếu bình quân 50K/giờ. Mở ngay Universal Doc Generator để gen 6 file đầu tiên, hoặc gọi 0905 151 701 nếu cần tư vấn quy trình quản lý chứng từ toàn bộ doanh nghiệp.