Đề nghị thanh toán (DNTT) — mẫu & hướng dẫn 2026
· Tác giả: Trường — Founder Webchốt
Bạn vừa nhận một đơn yêu cầu thanh toán từ bộ phận bán hàng — phí marketing 5 triệu, hoặc chi phí nhân công — mà không biết phải lập "đề nghị thanh toán" hay "phiếu chi" hay "hoá đơn"? Đó chính là nhầm lẫn phổ biến của kế toán mới vào ngành, đặc biệt những công ty mới chuyên từ thủ công sang dùng phần mềm. Bài này cập nhật mẫu đề nghị thanh toán 2026 theo Thông tư 200/2014 (quy chuẩn kế toán doanh nghiệp Việt Nam), kèm hướng dẫn lập chi tiết từng trường, công thức tính và một công cụ gen PDF tự động trên webchot.com — 60 giây ra file sẵn sàng in/ký/lưu trữ.
Chứng từ nội bộ DNTT là bước phân tách quyền trước chi tiền thực tế — bảo vệ kiểm soát nội bộ | Nguồn: webchot.com
Cơ sở pháp lý & khái niệm đề nghị thanh toán
Theo Thông tư 200/2014 của Bộ Tài chính, chứng từ kế toán bao gồm chứng từ gốc (từ bên ngoài) và chứng từ nội bộ. Đề nghị thanh toán (DNTT) là chứng từ nội bộ, định nghĩa tại mẫu C31 — một loại phiếu yêu cầu duyệt chi trước khi lập phiếu chi thực tế (mẫu C32). Thường dùng trong các doanh nghiệp có quy chế kiểm soát nội bộ chặt chẽ, nơi cần tách quyền giữa người lập đơn, người duyệt chi, và người chi tiền. Luật Kế toán 88/2015 quy định chứng từ nội bộ phải lưu giữ tối thiểu 30 năm. Bạn có thể tham khảo nguyên văn tại Thư viện Pháp luật — TT 200/2014.
Cách lập mẫu đề nghị thanh toán: từng trường bắt buộc
Một mẫu DNTT hoàn chỉnh gồm 9 trường chính, mỗi trường có tác dụng riêng trong kiểm soát nội bộ:
- Số DNTT / Ngày lập: ví dụ "DNTT 2026/05/001" (năm/tháng/thứ tự). Nên theo dòng số tuần tự để quản lý dễ.
- Người lập: tên và ký tên người yêu cầu chi (bộ phận phát sinh chi phí).
- Người duyệt: tên và ký tên người có thẩm quyền duyệt chi (thường trưởng bộ phận, giám đốc).
- Người chi tiền: tên và ký tên kế toán/thủ quỹ thực hiện chi (ký sau khi chi xong).
- Diễn giải / Lý do chi: tóm tắt nội dung (ví dụ "Chi phí khảo sát thị trường tháng 5/2026", "Lương nhân viên bán hàng bộ phận TPHCM").
- Số tiền bằng số: ví dụ 5,000,000 đ.
- Số tiền bằng chữ: viết hoa từ đầu "Năm triệu đồng chẵn" — bắt buộc, tránh sai lệch.
- Tài khoản chi / Nguồn chi: ví dụ "Quỹ tiền mặt", "TMCP Vietcombank", "Quỹ Tập đoàn".
- Ghi chú / Chứng từ kèm theo: danh sách chứng từ gốc hoặc hoá đơn liên kết (ví dụ "Hoá đơn XYZ", "Hóa đơn GTGT số 001/2026", "Biên bản công việc").
Sai lầm hay gặp: quên ký tên người duyệt (làm bằng vô) → kế toán không dám chi. Hoặc ghi số tiền chữ sai → khi tranh chấp, pháp lý chỉ công nhận số chữ là chính thức.
Quy trình DNTT: lập → duyệt → chi → lưu trữ 30 năm | Nguồn: webchot.com
Ví dụ thực tế: từng dòng lập DNTT chi phí
Tình huống: Công ty ABC (TP.HCM) cần thanh toán chi phí quảng cáo Google Ads tháng 5/2026 là 12.500.000 đ cho bộ phận Marketing. Dưới đây là DNTT mẫu với số liệu cụ thể:
| Trường | Ví dụ Công ty ABC |
|---|---|
| Số DNTT | DNTT 2026/05/008 |
| Ngày lập | 28/05/2026 |
| Người lập | Chị Hương (Trưởng phòng Marketing) |
| Người duyệt | Anh Minh (Giám đốc) |
| Lý do chi | Chi phí quảng cáo Google Ads tháng 5/2026 |
| Số tiền | 12.500.000 đ |
| Số tiền chữ | Mười hai triệu năm trăm nghìn đồng chẵn |
| Tài khoản chi | Quỹ tiền mặt (Vietcombank số xyz) |
| Chứng từ kèm | Hoá đơn Google Ireland #INV2026-05-0892 |
Chú ý: "Mười hai triệu năm trăm nghìn" viết hoa từ chữ đầu "M", không viết "mười hai" — tránh kẻ gian sửa "mười" thành "hai mươi".
Cách dùng công cụ Đề Nghị Thanh Toán Generator Webchốt trong 60 giây
Webchốt cung cấp tool gen DNTT tự động, giúp không phải nhập tay vào Excel hay Word. Công cụ tự lưu dòng số DNTT, cập nhật ngày giờ lập, xuất PDF in trực tiếp với logo công ty.
- Mở webchot.com/platform/tools/de-nghi-thanh-toan
- Nhập: ngày, số tiền (số + chữ tự gen), lý do chi, người lập/duyệt/chi, tài khoản, chứng từ kèm
- Xem: DNTT layout mẫu C31, in đẹp A4 landscape, có chỗ ký chuẩn
- Xuất: PDF (in ngay hoặc lưu), hoặc sao chép HTML để nhúng vào phần mềm kế toán
Tool hỗ trợ tiếng Việt 100% — chữ "triệu", "tỷ" tự chuyển đổi, không cần nhập tay. Phù hợp SME không có phần mềm kế toán chuyên dụng, hoặc dùng song song với Excel/Google Sheets để tránh lỗi.
So sánh tool Webchốt vs lập DNTT thủ công trên Word/Excel
Dưới đây so sánh thời gian và rủi ro khi lập hàng chục DNTT mỗi tháng:
| Tiêu chí | Lập thủ công Word/Excel | DNTT Generator Webchốt |
|---|---|---|
| Thời gian / 1 DNTT | ~3-5 phút (mở template, nhập, in) | ~30 giây |
| Lỗi chuyển chữ (5 → 50 triệu) | 70% xảy ra | 0% (tự gen từ số) |
| Quên ký tên người nào đó | Phải in lại | Nhắc nhở trước khi xuất |
| Dùng trên mobile / khi đi công tác | Khó (file Word trên điện thoại) | Có, web responsive |
| Lưu trữ 30 năm | Format Word có thể lỗi ở tương lai | PDF + HTML (bền vĩnh viễn) |
Tool này nằm trong bộ 65 công cụ kế toán/thuế Webchốt, gồm cả phiếu chi, hoá đơn, bảng lương. Khi cần dịch vụ tư vấn quyết toán hoặc thiết kế phần mềm kế toán chuyên dụng, tham khảo 10 gói dịch vụ web tại Webchốt.
Sai lầm thường gặp khi lập đề nghị thanh toán
- Ghi số tiền chữ sai hoặc thiếu — "Năm triệu" thay vì "Năm triệu đồng chẵn" → khi tranh chấp, bên đối phương có thể chứng minh sai lệch.
- Quên ký tên người duyệt / người chi — DNTT không hợp lệ, kế toán không dám chi, treo đơn vài ngày.
- Lập DNTT sau khi chi tiền rồi — tác dụng kiểm soát mất, giống như không có DNTT.
- Lập DNTT nhưng không ghi chứng từ kèm theo — khi thanh tra, không biết khoản chi này từ chứng từ nào.
- DNTT cho mục đích sai (ví dụ lập DNTT thay cho hoá đơn) — DNTT là chứng từ nội bộ, không được dùng thay thế hoá đơn từ bên thứ ba.
Ba loại chứng từ khác nhau: DNTT (yêu cầu) → Phiếu chi (thực hiện) → Hoá đơn (liên quan bên ngoài) | Nguồn: webchot.com
FAQ — đề nghị thanh toán 2026
Đề nghị thanh toán là gì trong kế toán doanh nghiệp?
Đề nghị thanh toán (DNTT) là chứng từ nội bộ doanh nghiệp, lập khi có chi phí cần thanh toán cho nhân viên hoặc bên ngoài. DNTT thể hiện: người lập, người yêu cầu, người duyệt chi, số tiền bằng số và chữ, lý do chi. Theo TT 200/2014 mẫu C31, DNTT là bước trước phiếu chi hoặc quittance.
Đề nghị thanh toán khác hoá đơn/phiếu chi như thế nào?
DNTT là chứng từ nội bộ (không đối tác bên ngoài ký), phiếu chi là chứng từ thanh toán thực tế. Hoá đơn là chứng từ ghi doanh thu/chi phí từ bên thứ ba. DNTT đi trước, phiếu chi đi sau, hoá đơn là độc lập.
Có bắt buộc lập DNTT hay chỉ lập phiếu chi luôn?
Phụ thuộc quy chế nội bộ công ty. Nhiều DN lớn bắt buộc DNTT (để duyệt chi) → phiếu chi. SME thường lập phiếu chi trực tiếp. Tuy nhiên, theo best practice kế toán, DNTT giúp phân tách quyền (người lập ≠ người duyệt ≠ người chi).
Công cụ gen DNTT của Webchốt có được chấp nhận bởi cơ quan thuế không?
Có — chứng từ nội bộ chỉ cần theo mẫu quy định (TT 200/2014), không bắt buộc in/ký bằng tay. Tool Webchốt gen PDF theo đúng chuẩn, có chữ ký số hoặc chữ ký tay scan kèm theo khi lưu giữ.
Lưu giữ DNTT bao lâu?
Theo Luật Kế toán 88/2015, chứng từ kế toán (gồm DNTT) phải lưu giữ tối thiểu 30 năm, hoặc 5 năm nếu doanh nghiệp đóng cửa/có quyết định của cơ quan thanh tra. Nếu dùng tool gen, nên lưu cả file gốc + PDF in.
Liên Hệ Webchốt
Để bắt đầu với đề nghị thanh toán, làm 3 việc trong tuần này: (1) tạo quy chế nội bộ ghi rõ ai là người lập, duyệt, chi; (2) dùng tool Webchốt gen mẫu DNTT cho 3-5 khoản chi phí thử; (3) in, lưu trữ và điều chỉnh process theo phản hồi từ bộ phận kế toán. Mở ngay DNTT Generator để lập phiếu đầu tiên, hoặc gọi 0905 151 701 nếu cần tư vấn quy chế kiểm soát nội bộ.
- Hotline / Zalo: 0905 151 701 — anh Trường (founder/dev).
- zalo.me/0905151701
- hi@webchot.com
- STK 0905151701 — NGUYEN VAN TRUONG (Vietcombank / MoMo / VietQR).
- 262/1/93 Phan Anh, Phường Phú Thạnh, TP.HCM — T2–T7, 9h–18h.
Tham khảo thêm: 65 công cụ free · 10 dịch vụ web · bảng giá · trang liên hệ.
Cam kết: bảo hành 12 tháng, hoàn 100% trong 7 ngày nếu lệch scope đã ký, source code 100% trên GitHub cho khách.
Reference: Thông tư 200/2014/TT-BTC · Luật Kế toán 88/2015 · Luật DN 68/2014.
