Bảng kê VAT hộ kinh doanh 2026 — chuẩn TT 40/2021 và TT 18/2026
· Tác giả: Trường — Founder Webchốt
Trước 2022 HKD bán nhỏ tại quận Hai Bà Trưng (Hà Nội) hay Bình Tân (TP.HCM) chỉ cần ra Chi cục thuế cuối quý nộp bảng kê tay viết bằng giấy là xong. Năm 2026 đó là chậm chân — vì 3 thay đổi cụ thể: (1) TT 78/2021 bắt buộc hoá đơn điện tử cho mọi giao dịch trên 200K; (2) TT 18/2026 bắt buộc HKD lớn 500M+/năm chuyển sang kê khai với bảng kê đầu vào — đầu ra chi tiết; (3) NĐ 68/2026 yêu cầu thanh toán không tiền mặt cho giao dịch trên 20M. Bài này hệ thống lại bảng kê VAT HKD 2026 đúng chuẩn cho cả HKD khoán và kê khai, kèm tool free webchot.com sinh PDF chuẩn.
Bảng kê VAT HKD chuẩn TT 40/2021 — sinh PDF từ tool Webchốt | Nguồn: webchot.com
Cơ sở pháp lý: TT 40/2021 và TT 18/2026
Khung pháp lý chính: Thông tư 40/2021/TT-BTC Phụ lục về mẫu bảng kê VAT cho HKD nộp khoán; Thông tư 18/2026/TT-BTC bổ sung mẫu bảng kê chi tiết cho HKD chuyển kê khai từ 2026; Thông tư 78/2021/TT-BTC về hoá đơn điện tử bắt buộc; Nghị định 68/2026/NĐ-CP về chứng từ thanh toán.
Hai loại bảng kê chính:
- Bảng kê HKD khoán — đơn giản, tổng hợp doanh thu theo nhóm hàng hoá dịch vụ, không cần chi tiết từng giao dịch.
- Bảng kê HKD kê khai — chi tiết, tách bảng kê đầu vào (mua từ NCC) và đầu ra (bán cho khách), kèm số hoá đơn điện tử để khấu trừ VAT.
Tham khảo TT 40 nguyên văn tại Thư viện Pháp luật — TT 40/2021/TT-BTC.
Cấu trúc bảng kê VAT HKD chuẩn (10 cột)
| STT | Cột | Mô tả | Bắt buộc |
|---|---|---|---|
| 1 | Ngày phát sinh | DD/MM/YYYY | Có |
| 2 | Số hoá đơn | Số HĐĐT TT 78/2021 | Khi có |
| 3 | Tên khách hàng / NCC | Đầy đủ | Có |
| 4 | MST khách / NCC | Nếu là DN | Khi có |
| 5 | Tên hàng hoá / dịch vụ | Mô tả ngắn | Có |
| 6 | Số lượng | Đơn vị tính | Có |
| 7 | Đơn giá chưa thuế | VND | Có |
| 8 | Thuế suất VAT | 0/5/8/10% | Có |
| 9 | Tiền thuế VAT | VND | Có |
| 10 | Doanh thu có thuế | Cột 7×6 + cột 9 | Có |
Sai lầm hay gặp: HKD ghi gộp doanh thu mà không tách thuế suất — sai vì HKD bán nhiều nhóm hàng có thể có 5%, 8%, 10% khác nhau (xem chi tiết cách tính VAT 2026).
Quy trình lập bảng kê VAT 5 bước
- Thu thập hoá đơn đầu vào trong kỳ — yêu cầu NCC xuất HĐĐT theo TT 78/2021. Lưu file XML + PDF.
- Tổng hợp doanh thu đầu ra — cuối ngày bán, ghi vào sổ + xuất HĐĐT cho khách yêu cầu.
- Phân loại theo thuế suất — tách 0%, 5%, 8% (NQ 142/2024), 10% phổ thông.
- Nhập vào bảng kê — 1 dòng/giao dịch hoặc gộp theo mặt hàng nếu nhiều đơn nhỏ giống nhau.
- Đối chiếu cuối kỳ — tổng VAT đầu ra − VAT đầu vào (HKD kê khai) = số phải nộp ròng. HKD khoán bỏ qua bước này.
HKD chuyển kê khai 2026 cần đặc biệt chú ý: thanh toán trên 20M phải qua tài khoản ngân hàng, có chứng từ chuyển khoản — không được dùng tiền mặt theo NĐ 68/2026.
Bảng kê chi tiết = chứng từ chứng minh khi cơ quan thuế kiểm tra | Nguồn: webchot.com
Cách dùng công cụ Bảng Kê VAT HKD Webchốt 60s
Webchốt phát triển công cụ Bảng Kê VAT HKD miễn phí 100% với 2 chế độ: HKD khoán (đơn giản) và HKD kê khai (chi tiết, tách đầu vào — đầu ra).
- Mở webchot.com/platform/tools/bang-ke-vat-hkd
- Chọn chế độ: HKD khoán hoặc HKD kê khai (TT 18/2026)
- Nhập giao dịch theo dòng — ngày, khách, mặt hàng, số lượng, đơn giá, thuế suất
- Xuất: PDF chuẩn TT 40/2021 hoặc TT 18/2026 + tổng VAT phải nộp + lịch nộp 4 quý
So với Excel template, tool tự áp NQ 142/2024 (giảm VAT 8%), tự cảnh báo khi VAT đầu vào > đầu ra (báo hoàn thuế hoặc carry-forward). Phù hợp HKD lớn, HKD chuyển kê khai 2026 và kế toán part-time.
So sánh tool Webchốt vs Excel template
| Tiêu chí | Excel template | Tool Webchốt |
|---|---|---|
| 2 chế độ HKD khoán/kê khai | 2 file | 1 tool 2 tab |
| Cập nhật NQ 142/2024 | Sửa tay | Tự update |
| Phân loại thuế suất tự động | Cần SUMIF | Tự nhóm |
| Xuất PDF chuẩn Phụ lục TT | Print to PDF | 1 click |
Tool nằm trong bộ 65 công cụ Webchốt, kết hợp tốt với Thuế HKD Khoán và Tờ khai CNKD 2026.
Năm sai lầm thường gặp khi lập bảng kê VAT HKD
- Ghi gộp doanh thu nhiều thuế suất — phải tách 5%/8%/10% riêng từng dòng.
- Thiếu hoá đơn đầu vào điện tử — không có HĐĐT = không khấu trừ được VAT (HKD kê khai).
- Thanh toán tiền mặt trên 20M — vi phạm NĐ 68/2026, không được trừ chi phí.
- Lưu bảng kê < 5 năm — vi phạm Luật Kế toán Đ.41.
- HKD đa ngành áp tỷ lệ thấp nhất — phải tách doanh thu từng ngành khi tính thuế khoán.
Hoá đơn điện tử bắt buộc theo TT 78/2021 cho mọi giao dịch trên 200K | Nguồn: webchot.com
FAQ — bảng kê VAT hộ kinh doanh 2026
Bảng kê VAT HKD dùng để làm gì?
Bảng kê VAT HKD là chứng từ tổng hợp doanh thu chịu thuế VAT trong kỳ (tháng/quý) — kèm theo tờ khai CNKD nộp Chi cục thuế. HKD nộp khoán nộp 1 bảng kê đơn giản, HKD chuyển kê khai 2026 nộp bảng kê chi tiết tách hoá đơn đầu vào và đầu ra theo TT 18/2026.
Bảng kê VAT HKD cần có những cột nào?
Tối thiểu: Số thứ tự, Ngày phát sinh, Số hoá đơn (nếu có), Tên khách hàng, Mặt hàng/dịch vụ, Số lượng, Đơn giá, Doanh thu chưa thuế, Thuế suất VAT, Tiền thuế, Doanh thu có thuế. HKD chuyển kê khai cần tách riêng bảng kê đầu vào (NCC) và đầu ra (khách).
HKD nhỏ không xuất hoá đơn có cần bảng kê không?
Có — HKD nộp khoán không xuất hoá đơn vẫn phải có sổ doanh thu hằng ngày để tính thuế khoán. Khi yêu cầu cấp hoá đơn lẻ cho khách (cá biệt), phải lập bảng kê tổng hợp theo Phụ lục TT 40/2021. Lưu trữ tối thiểu 5 năm theo Luật Kế toán Đ.41.
Khi nào HKD phải xuất hoá đơn cho khách?
Theo TT 78/2021/TT-BTC, HKD xuất hoá đơn khi: (1) Khách hàng (DN) yêu cầu để khấu trừ VAT, (2) Bán hàng cho cơ quan nhà nước, (3) Doanh thu một giao dịch trên 200K, (4) Khách hàng ngành đặc thù (du lịch, vận tải) yêu cầu. HKD nhỏ doanh thu dưới 100M/năm có thể đăng ký hoá đơn lẻ qua cơ quan thuế.
Tool bảng kê VAT Webchốt có xuất file PDF được không?
Có — tool xuất file PDF chuẩn theo Phụ lục TT 40/2021 (HKD nộp khoán) hoặc TT 18/2026 (HKD chuyển kê khai). File có chữ ký số nếu HKD đăng ký, đầy đủ thông tin kê khai theo cột yêu cầu, phù hợp đính kèm khi nộp tờ khai CNKD lên hệ thống thuế điện tử.
Liên Hệ Webchốt
Để bắt đầu lập bảng kê VAT HKD 2026 chuẩn TT 40/2021, làm 3 việc trong tuần này: (1) Yêu cầu NCC xuất HĐĐT cho mọi giao dịch trên 200K; (2) Mở tool Webchốt nhập 5-10 giao dịch đầu để test; (3) Gọi 0905 151 701 nếu HKD doanh thu sắp 500M cần tư vấn chuyển kê khai 2026.
- Hotline / Zalo: 0905 151 701 — anh Trường (founder/dev).
- zalo.me/0905151701
- hi@webchot.com
- STK 0905151701 — NGUYEN VAN TRUONG (Vietcombank / MoMo / VietQR).
- 262/1/93 Phan Anh, Phường Phú Thạnh, TP.HCM — T2–T7, 9h–18h.
Tham khảo thêm: 65 công cụ free · 10 dịch vụ web · bảng giá · trang liên hệ.
Cam kết: bảo hành 12 tháng, hoàn 100% trong 7 ngày nếu lệch scope đã ký, source code 100% trên GitHub cho khách.
Reference: TT 40/2021/TT-BTC · TT 18/2026/TT-BTC · TT 78/2021/TT-BTC · NĐ 68/2026/NĐ-CP · Luật Kế toán 88/2015/QH13.
