Mẫu bảng lương nhân viên 2026 — tự động tính BHXH và TNCN
· Tác giả: Trường — Founder Webchốt
Trước 2022 làm bảng lương 10 nhân viên trên Excel với 5 sheet liên kết VLOOKUP là bình thường. Năm 2026 đó là chậm chân — vì 3 thay đổi cụ thể: (1) NĐ 74/2024 nâng lương Vùng I lên 4.96M cần update file mỗi năm; (2) NĐ 73/2024 đổi lương cơ sở 2.34M kéo theo trần BHXH 46.8M; (3) Sửa Luật BHXH 2024 hiệu lực 01/07/2025 thêm chế độ ốm đau dài ngày. Mỗi lần đổi văn bản pháp luật, HR phải sửa công thức Excel — quên 1 ô là lệch cả tháng. Bài này hướng dẫn mẫu bảng lương nhân viên 2026 chuẩn TT 200, kèm tool free webchot.com tự cập nhật pháp lý.
Bảng lương chuẩn TT 200 — 12 cột, in A4 landscape, có ký nhận | Nguồn: webchot.com
Cơ sở pháp lý: bảng lương phải có gì
Khung pháp lý chính: Luật Kế toán 88/2015/QH13 Đ.16 quy định lưu trữ chứng từ kế toán, Thông tư 200/2014/TT-BTC Phụ lục về mẫu bảng lương, BLLĐ 45/2019/QH14 Đ.95 yêu cầu DN trả lương bằng chuyển khoản kèm bảng lương chi tiết. Hộ kinh doanh nhỏ vẫn cần lưu bảng lương để chứng minh chi phí lao động khi quyết toán thuế khoán hoặc kê khai theo TT 40/2021.
Mười hai cột chuẩn của một bảng lương DN:
- STT, Họ tên, MST cá nhân, Chức vụ — định danh
- Số ngày công, Số giờ tăng ca — chấm công
- Lương cơ bản, Phụ cấp, Thưởng — thu nhập
- BHXH+BHYT+BHTN trừ (10.5%), TNCN trừ — khấu trừ
- Net thực lĩnh, Chữ ký nhận — kết toán
Tham khảo nguyên văn TT 200 tại Thư viện Pháp luật — TT 200/2014/TT-BTC.
Quy trình lập bảng lương 5 bước cho HKD và SME
- Cập nhật danh sách nhân viên đầu kỳ — họ tên, MST, lương cơ bản theo hợp đồng, số người phụ thuộc đăng ký với cơ quan thuế.
- Nhập chấm công — số ngày làm thực tế, ngày phép, ngày tăng ca (tăng ca có hệ số 1.5x ngày thường, 2x ngày nghỉ, 3x lễ Tết).
- Tính lương gross = lương cơ bản × tỉ lệ ngày công + tăng ca + phụ cấp + thưởng tháng.
- Khấu trừ BHXH NLĐ = min(gross, 46.8M) × 10.5% và TNCN theo lũy tiến 7 bậc.
- Net thực lĩnh = Gross − BHXH NLĐ − TNCN, làm tròn đến 1.000đ. Lưu file PDF có chữ ký, gửi NLĐ qua email + Zalo.
Sai lầm hay gặp: HR mới quên cộng phụ cấp ăn ca trên 730K vào thu nhập chịu thuế — đa số DN VN cho ăn ca 50K-80K/ngày × 22 ngày = trên 730K, phải tính vào TNCN.
Bốn loại bảng lương phổ biến và khi nào dùng
| Loại | Phù hợp | Ưu điểm | Nhược điểm |
|---|---|---|---|
| Excel template tự build | HKD < 5 NV | Free, tuỳ chỉnh | Phải sửa khi NĐ đổi |
| Tool free Webchốt | HKD-SME 1-50 NV | Tự cập nhật, in A4 | Không có cloud sync free |
| Phần mềm SaaS payroll | SME 50-200 NV | HRIS đầy đủ, e-tax | 3-5tr/tháng |
| ERP nội bộ | DN > 200 NV | Tích hợp kế toán | Đầu tư 100tr+ |
Đa số HKD và SME tại VN nằm ở 2 cột đầu — Excel hoặc tool free. Webchốt phục vụ phân khúc này với mục tiêu bộ tool free thay thế Excel template, đỡ thời gian setup.
Excel cũ phải sửa công thức mỗi khi nghị định đổi mức trần | Nguồn: webchot.com
Cách dùng công cụ Bảng Lương Nhân Viên Webchốt trong 60 giây
Webchốt phát triển công cụ Bảng Lương Nhân Viên miễn phí 100% — tự động tính BHXH/BHYT/BHTN/TNCN theo NĐ 74/2024 và NQ 954/2020, cập nhật khi văn bản đổi.
- Mở webchot.com/platform/tools/bang-luong-nhan-vien
- Nhập danh sách nhân viên: tên, MST, lương cơ bản, số phụ thuộc
- Chấm công: số ngày làm + tăng ca cho từng người
- Xuất: bảng lương A4 landscape PDF, payslip cá nhân, file CSV import phần mềm khác
So với Excel, tool tự xử lý các edge case: lương vượt trần BHXH 46.8M, NLĐ rơi qua nhiều bậc TNCN, phụ cấp ăn ca trên 730K. Phù hợp HKD lớn chuyển sang kê khai 2026 (TT 18/2026), SME 5-50 nhân viên chưa muốn đầu tư phần mềm payroll.
→ Mở Bảng Lương Calculator miễn phí
So sánh tool Webchốt vs Excel template tự build
| Tiêu chí | Excel template | Bảng Lương Webchốt |
|---|---|---|
| Cập nhật pháp lý | Phải sửa tay | Tự cập nhật |
| Xuất PDF A4 landscape | Print to PDF macro | 1-click |
| Cảnh báo lương dưới vùng | Không có | Built-in alert |
| Cộng tăng ca hệ số 1.5/2/3x | Phải IF lồng | Tự xử lý |
Tool nằm trong bộ 65 công cụ Webchốt, kết hợp tốt với Lương Vùng và BHXH Calculator. Cần ERP HR đầy đủ tham khảo 10 dịch vụ Webchốt.
Năm sai lầm thường gặp khi lập bảng lương
- Quên cộng phụ cấp ăn ca trên 730K vào TNCN — lỗi phổ biến nhất, lệch hàng triệu.
- Tăng ca tính nhầm hệ số — ngày thường 1.5x, ngày nghỉ 2x, lễ Tết 3x. Nhầm hệ số = lệch lương cộng dồn cuối tháng.
- Không lưu bảng lương 5 năm theo Luật Kế toán — bị thanh tra hỏi không có chứng từ = phạt 5-10 triệu/đợt.
- HKD trả công nhật miệng không có bảng — vi phạm BLLĐ, rủi ro truy thu BHXH 24 tháng.
- Bảng lương không có chữ ký nhận — không có giá trị pháp lý làm chứng từ.
Chữ ký NLĐ trên bảng lương = chứng từ kế toán hợp lệ | Nguồn: webchot.com
FAQ — mẫu bảng lương nhân viên 2026
Bảng lương nhân viên cần có những cột nào theo quy định?
Theo TT 200/2014/TT-BTC, bảng lương DN cần tối thiểu: Họ tên, MST cá nhân, Chức vụ, Số ngày công, Lương cơ bản, Phụ cấp, Thưởng, BHXH-BHYT-BHTN trừ, TNCN trừ, Net thực lĩnh, Chữ ký nhận. HKD đơn giản hơn nhưng vẫn cần lưu lại làm chứng từ kế toán theo Luật Kế toán 88/2015.
DN có bắt buộc dùng phần mềm bảng lương không?
Không bắt buộc — DN có thể dùng Excel, Google Sheets hoặc tool free như Webchốt. Bắt buộc chỉ là lưu trữ bảng lương 5 năm, có chữ ký NLĐ và NSDLĐ. Phần mềm chỉ giúp tự động tính BHXH-TNCN và xuất e-payroll khi DN trên 50 nhân viên.
Tool bảng lương Webchốt có xuất file PDF được không?
Có — tool xuất file PDF A4 landscape với đầy đủ 12 cột chuẩn TT 200, có chữ ký số nếu DN dùng. Đồng thời xuất riêng từng payslip cho NLĐ ký nhận. File PDF tải về máy hoặc gửi email Resend tích hợp sẵn — không cần in giấy nếu DN chuyển đổi số.
HKD nhỏ 3-5 nhân viên dùng tool này có hợp lý không?
Rất hợp — HKD 3-5 nhân viên là target chính của Webchốt. Tool nhập danh sách qua web form, không cần Excel kỹ năng. Tự động cảnh báo khi lương dưới Vùng tối thiểu, tự cập nhật mức 4.96M Vùng I theo NĐ 74/2024. Free 100% không giới hạn số nhân viên.
Tool có lưu thông tin nhân viên giữa các kỳ lương không?
Tuỳ user — Webchốt lưu local trong trình duyệt (localStorage) nếu user đồng ý, không gửi server cho phiên bản free. Người dùng có thể xuất file JSON nhân viên để backup hoặc import lại. Phiên bản DN cần đồng bộ cloud có thể đặt qua Webchốt service tuỳ chỉnh.
Liên Hệ Webchốt
Để bắt đầu lập bảng lương nhân viên 2026 chuẩn TT 200, làm 3 việc trong tuần này: (1) Liệt kê đủ MST nhân viên và số phụ thuộc đăng ký; (2) Mở tool Webchốt nhập danh sách + chấm công tháng đầu; (3) Gọi 0905 151 701 nếu HKD chuyển sang kê khai 2026 cần tư vấn setup.
- Hotline / Zalo: 0905 151 701 — anh Trường (founder/dev).
- zalo.me/0905151701
- hi@webchot.com
- STK 0905151701 — NGUYEN VAN TRUONG (Vietcombank / MoMo / VietQR).
- 262/1/93 Phan Anh, Phường Phú Thạnh, TP.HCM — T2–T7, 9h–18h.
Tham khảo thêm: 65 công cụ free · 10 dịch vụ web · bảng giá · trang liên hệ.
Cam kết: bảo hành 12 tháng, hoàn 100% trong 7 ngày nếu lệch scope đã ký, source code 100% trên GitHub cho khách.
Reference: Luật Kế toán 88/2015/QH13 · TT 200/2014/TT-BTC · BLLĐ 45/2019/QH14 · NĐ 74/2024/NĐ-CP.
